프리젠테이션 줄여서 PT라고들 하는데요. PT는 직장인들에게는 숙명과도 같은 일입니다. 기본적으로 PT의 목적이라는 것이 '정보의 전달 및 공유'에 있기 때문에 회사에서 가장 많이 사용되는 도구가 됩니다. 하지만, 일반적인 보고서에 비해서 청중을 두고 발표를 해야 하기에 많은 사람들이 어려워하고 아직은 PT만 잘해도 나름 경쟁력있는 직장인으로 인정받을 수 있습니다.
이러다보니 대학에서도 예전에는 대부분의 과제를 리포트 제출로 하다가 요즘은 발표 위주로 과제 제출이 많이 바뀐다고 합니다. 아무튼 PT를 잘 하는 것이 학점이나 직장생활에서 많은 영향을 주다보니 PT를 잘 하기 위해서 다양한 프로그램을 활용합니다.
대부분의 사용자들이 MS office의 파워포인트를 이용하지만, 화려한 슬라이드쇼를 위해서 Apple iWork의 Keynote를 사용하는 사용자들도 요즘 많이 들어나고 있습니다.
일반적으로 프리젠테이션 제작 과정은 다음 그림과 같이 Contents완성 → 테마 선정 → Layout 설계 → 편집 → 슬라이드 쇼 적용 → 리허설 + 출력용 편집/출력의 순서로 진행이 됩니다. PT를 만들라고 하면 가장 힘들어 하는 것은 내용을 채우는 것이 아니라, 내용을 어떻게 배치하고 보기좋게 할 것인가하는 Layout 및 Design 부분입니다.
PT의 기본이라는 것이 정보를 시각화는 작업이 핵심이기 때문에 특히나 더 슬라이드 안에서 객체(도형, 이미지, 텍스트 상자, 표, 차트 등)를 배치하고 보기좋게 할 것인가가 쉽지 않은 작업입니다. 특히나 하나의 PT안에서 여러 장의 슬라이드가 만들어지기 때문에 내용을 어떻게 쪼개서 배치하는 것인가 하는 것도 어려운 내용입니다.
이런 어려움 때문에 파워포인트의 경우 스마트아트라고 해서 도형을 배치하는 패턴을 템플릿으로 제공하고 있기도 합니다.
최근에 프리젠테이션 세미나를 준비하다가 우연히 알게 된 웹 기반 프리젠테이션 서비스가 있습니다. 우선 아래 동영상을 보시죠.
줌인/줌아웃과 슬라이드 내에서 자유로운 이동을 통해서 깜끔하고도 임팩트 있는 PT를 만들 수 있는데요. 이 동영상을 보고 놀라운 것은 더 이상 객체의 배치와 슬라이드의 배치에 대해서 고민할 필요가 없다는 것입니다.
개인적으로 PT를 준비할 때 컨텐츠를 만드는 도구 마인드맵을 활용하는데요. 마인드맵 한 장으로 정리된 내용을 슬라이드로 쪼개서 준비를 합니다만 이게 생각보다 시간도 많이 들고 내용을 어떻게 전개할 지 PT를 완성할 때까지 고민을 해야 합니다.
하지만, 위에 동영상에서 볼 수 있듯이 처음에 컨텐츠를 만들고 하나의 커다란 그림을 그리고 큰 그림 아래에 디테일한 내용을 넣으면 끝입니다. 물론 모든 PT상황을 대체할 수는 없겠지만, 대부분의 발표용 PT는 프레지의 서비스를 적용한다면 매우 효과적일 것 같습니다.
무엇보다 모바일 기기를 통한 컴퓨팅이 대세가 되어가는 시대에 아이패드 같은 타블릿 PC에서 뚝딱 뚝딱 놀라운 품질의 PT를 만들 수 있게 해주는 프리젠테이션 프로그램의 미래를 보는 것 같습니다. ^^
(구글에 인수된다고 해도 놀랍지 않을 정도입니다.)
끝으로 실제로 프레지를 활용한 강의를 첨부합니다. 이 놀라운 웹 기반 프리젠테이션 서비스를 프레지(http://prezi.com)에서 이용할 수 있습니다. 최근에는 한글날을 기준으로 한글도 지원하는데요. 프레지와 한국 프레지 사용자 모임과의 협업으로 놀라운 서비스를 한글로도 쉽게 이용할 수 있게 되었습니다.
저자는 PT를 하기 위해서는 '정보수집 → 청중의 요구 파악 → 아이디어 → 밑그림/스토리보드 → 슬라이드 제작 → 리허설'의 순서로 진행되어야 한다고 합니다. 개인적으로도 PT를 만들때 비슷한 순서로 만들기때문에 무척 공감이 가는 이야기였는데요.
개인적으로 성공적인 PT의 핵심은 '청중이 공감할 수 있는 메시지를 잘 전달하는 것'이라고 생각하는데, 저자는 다음과 같은 청중을 파악하는 7가지 질문을 소개하고 있습니다.
1) 어떤 이들인가?
2) 왜 여기에 있는가? 무엇을 얻어가고 싶은지
3) 무슨 고민거리가 있는가?
4) 그들의 문제를 어떻게 해결해줄 것인가?
5) 그들이 무엇을 하길 원하는가?
6) 그들이 어떤 식으로 반박할까?
7) 어떻게 다가갈 수 있을까? 청중이 원하는 것을 원하는 방식으로
저자는 PT가 메시지, 화술, 시각스토리가 공존하는 생태계라고 표현합니다. 화술을 제외한다면, 좋은 메시지를 효과적인 시각스토리로 만드는 것이 PT의 전부라고 할 수 있겠습니다.
좋은 메시지라고 하면 저자의 말처럼 '전하고자 하는 메시지를 3초 안에 효과적으로 처리'할 수 있도록 만들어야 할 겁니다. 저자는 포스트잇 등을 활용한 방법을 통해서 정보를 수집해서 아이디어를 만들라고 하는데요.
저는 마인드맵을 활용해서 아이디어를 정리하는데, 처음에는 브래인스토밍 방식으로 마구 적어놓다가 그룹핑도 하고 논리의 흐름도 만들다보면 자연스럽게 목차가 정해지고 목차별로 들어가야 하는 아이디어가 정리가 됩니다.
또한 메시지를 시각스토리를 만들기 위해서 다이어그램 사용방법, 데이터 제시방법, 디자인 등에 대해서 이야기를 하고 있는데, 그중에서도 가장 중요한 것이 디자인(시각요소, 배치, 움직임)인데요. 이중에서도 시각요소는 배경, 색상, 텍스트를 말합니다.
개인적으로도 가장 많이 신경쓰는 것이 시각요소인데, 레이아웃과 관련된 책이나 색상표를 가지고 있으면서 PT를 만들때 활용하기도 합니다.
저자는 가이가와사키의 10장의 슬라이드를 20분 내에 발표하되 모든 폰트는 30 포인트 이상으로 만들라는 10/20/30 법칙도 소개하고
있는데, 이 부분은 한국적인 상황에서는 적용하기 쉽지 않은 것 같습니다.
저자의 말처럼 청중은 슬라이드를 보거나 발표자의 이야기를 듣지 둘 다 할 수 없음에도 불구하고 대부분 우리나라의 PT는 텍스트가 많은 것이 특징이고 발표자들은 거의 PT를 읽다시피 하는 경우가 많습니다.
요즘에는 스티브 잡스의 PT 영향으로 소위 젠 스타일의 PT가 사용되기도 합니다만, 청중들은 꼭 발표자료를 유인물로 받아가서 활용하기를 원하기에 대부분의 PT가 유인물처럼 만들어집니다.
저는 가급적이면 발표용 PT와 유인물용 PT를 별도로 만드는데요. 생각보다 손이 많이 가기에 (예를 들어서 배경화면만 해도 발표용 PT는 어두운 배경색을 사용하게 되는데, 유인물은 배경색 없이 만드는 것이 출력후에 보기 좋기에 버전이 각각 존재하게 됩니다.) 쉽지는 않지만 가급적이면 버전을 나누어서 만듭니다.
이 책을 읽고 나니 오랜만에 PT에 대한 접근하는 방식이나 고려해야 하는 사항들에 대해서 정리를 할 수 있었습니다. 솔직히 이 책은 PT입문자들을 위한 책은 아니라고 봅니다. PT를 만들면서 한계를 느끼고 뭔가 듣는 사람들과 소통하고 공감을 얻어낼 수 있는 PT를 만들고 싶다고 생각한다면 이 책을 꼭 권합니다.
